Certidões para licitações: o checklist definitivo para sua empresa vender para o governo (sem dor de cabeça)
* Por Djunio Avelar
Com certeza, o governo brasileiro é o maior comprador do país, você já parou para pensar nisso? De material de escritório a grandes obras, passando por serviços de limpeza e tecnologia, ele compra de tudo. E a sua empresa poderia estar faturando com isso.
Mas eu sei exatamente o que pode passar na sua cabeça: “A burocracia é impossível. É papel demais.”
Com esse pensamento, muitos empresários desistem antes mesmo de tentar porque acreditam que conseguir as certidões para licitações é uma missão impossível.
Ou pior: já tentaram, ganharam a disputa no preço, mas foram desclassificados porque um único documento estava vencido.
A boa notícia? Manter a regularidade fiscal não é esse bicho de sete cabeças. Hoje, como consultor tributário e em licitações, vou te entregar esse mapa completo.
Vou te mostrar quais são esses documentos, onde consegui-los e como garantir que sua empresa esteja sempre pronta para assinar o contrato.
O que são as certidões para licitações e por que o governo exige tanto papel?
As certidões para licitações nada mais são do que um atestado de bons antecedentes do seu negócio, sendo assim, esses documentos provam que você é confiável.
Isso é necessário porque o governo usa dinheiro público, então, por lei, ele não pode contratar uma empresa que não paga seus impostos ou que não cumpre suas obrigações com os funcionários.
Basicamente, para vencer uma licitação, você precisa provar quatro coisas:
- Habilitação jurídica: provar que a empresa existe legalmente.
- Regularidade fiscal e trabalhista: provar que você não deve ao fisco ou aos funcionários.
- Qualificação técnica: provar que você sabe fazer o serviço ou entregar o produto.
- Capacidade econômico-financeira: provar que a empresa não está quebrada.
Parece muita coisa? Vamos simplificar o item que mais gera dúvidas: a parte fiscal.
Principais certidões para licitações: veja a lista
Para facilitar sua vida, separei aqui os documentos obrigatórios previstos na maioria dos editais dos certames públicos. Veja a seguir.
1. Habilitação jurídica
Geralmente, é exigido o Contrato Social (e suas alterações) devidamente registrado na Junta Comercial, devendo ser comprovado por meio de certidão, além do Cartão CNPJ (baixado pelo site da Receita) e documentos pessoais dos sócios.
Sem isso, o restante da documentação nem será analisado!
2. Regularidade fiscal e trabalhista
Aqui é onde a maioria dos empresários escorrega, pois, para estar em dia com as certidões para licitações, você precisa apresentar:
- Certidão negativa federal: hoje ela é unificada, então com um único documento, você prova que não deve tributos federais (como Imposto de Renda, PIS, COFINS) e nem contribuições previdenciárias (INSS).
- Certidão estadual e municipal: a Certidão Estadual prova que você está em dia com o ICMS (se for comércio), enquanto a Municipal foca no ISS (se for serviço) e outras taxas locais.
- Certidão de Regularidade do FGTS (CRF): prova de que a empresa está depositando corretamente o Fundo de Garantia dos empregados CLT.
- Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT): essa é emitida pela Justiça do Trabalho e garante que a empresa não tem condenações trabalhistas não pagas.
O pulo do gato do consultor: você sabia que não precisa necessariamente de uma Certidão Negativa? Se você tem uma dívida, mas ela está parcelada e sendo paga em dia, o governo emite uma Certidão Positiva com Efeitos de Negativa.
Assim, para fins de licitação, ela tem exatamente o mesmo valor da negativa, então não deixe de participar do certame por isso!
3. Qualificação econômico-financeira
O governo quer saber se você tem fôlego para entregar o contrato. Para isso, geralmente, pede-se o Balanço Patrimonial do último exercício e a Certidão Negativa de Falência e Concordata (emitida no fórum da sua cidade).
Onde conseguir essas certidões?
Esqueça a imagem de pegar senha e enfrentar fila em repartição pública. A modernização fiscal facilitou muito a vida do empreendedor. Hoje, 90% dos documentos para licitação são emitidos pela internet e de graça.
Confira a tabela a seguir para você se orientar:
| Documento | Onde emitir (site) | Custo |
| Federal + INSS | Site da Receita Federal | Gratuito |
| FGTS (CRF) | Site da Caixa Econômica | Gratuito |
| Trabalhista (CNDT) | Site do TST (Tribunal Superior do Trabalho) | Gratuito |
| Estadual/Municipal | Site da Sefaz do Estado ou da Prefeitura | Geralmente gratuito |
Dica extra: se você pretende vender para o Governo Federal, cadastre-se no SICAF (Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores). Esse sistema centraliza boa parte dessas informações, agilizando sua participação nos pregões eletrônicos.
Principal erro que faz empresas perderem contratos em licitações
Você reuniu tudo, ganhou a licitação e, na hora de assinar, descobriu que a Certidão Federal venceu ontem.
Esse é o erro clássico porque as certidões para licitações têm prazos de validade curtos: algumas valem por 180 dias, outras por apenas 30 dias.
Portanto, meu amigo, ter a certidão na gaveta não adianta, o segredo de quem vive de vender para o governo não é apenas tirar a certidão, mas ter um monitoramento fiscal constante.
Se você deixar para emitir os documentos no dia de entregar ou enviar, pode descobrir uma pendência de R$ 10,00 que travou seu CNPJ. Com isso, até você pagar e o sistema compensar, o prazo da licitação já acabou.
Conclusão
A participação da sua empresa em licitações é uma estratégia bastante válida para escalar o faturamento do negócio.
Isso porque o governo é um bom pagador e oferece volume de compra, então não deixe que o medo de um papel te afaste dessa oportunidade. Como vimos, o segredo é organização e antecipação!
Você quer transformar sua empresa numa fornecedora do governo, mas não tem tempo para ficar vigiando datas de validade de certidões ou decifrando o site da Receita?
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* Djunio Avelar é Administrador com mais de 10 anos de experiência em consultoria tributária e empresarial. Liderança estratégica em regularização ambiental no agronegócio. Reconhecido por soluções inteligentes e sustentáveis para produtores e empresas.
